Un agent administratif (f/h/x) au sein du Secrétariat des études

Vos responsabilités

La personne recrutée sera susceptible de contribuer à un ensemble de tâches parmi celles reprises dans la liste ci-dessous, et réalisées au sein du Secrétariat des études de la Faculté. En fonction de ses capacités et de son expérience dans la fonction, elle pourra être amenée à prendre en charge de manière autonome certaines d’entre elles.

• Réalisation des diplômes et suppléments au diplôme ;
• Réalisation des horaires d’examens et des horaires de cours ;
• Gestion des PAE (programme annuel de l’étudiant) ;
• Gestion des dossiers relatifs à l’examen spécial d’admission ;
• Gestion des dossiers d’admission et autres programmes personnalisés des étudiants ;
• Aide à la préparation des délibérations et proclamations ;
• Collaboration à la communication interne et externe de la Faculté (participer à la mise à jour des brochures facultaires et autres outils de communication) ;
• Communication sur les réseaux professionnels (LinkedIn) et sociaux (Facebook, Instagram) en collaboration avec le conseiller de la doyenne à la communication
• Gestion des demandes diverses par mail et téléphone ;
• Participation aux événements de promotion des études organisés par l’UMONS (journées portes ouvertes, salons, etc.) ;
• Collaboration à l’organisation d’événements facultaires (cérémonie des nouveaux diplômés PMD, forum des Masters, etc.) ;
• Aide à l’élaboration de listings et statistiques ;
• Préparation et suivi de réunions facultaires/interfacultaires (aide à la préparation des points à traiter, rédaction des notes préparatoires et procès-verbaux) ;
• Gestion et encodage, via les outils informatiques spécifiques à l’institution, de différentes tâches liées au secrétariat des études (programmes de cours, PAE, notes, valves électroniques, stages, dossiers étudiants…).

Votre profil

• Vous êtes idéalement en possession d’un diplôme de bachelier assistant(e) de direction (enseignement supérieur de type court) ou d’un autre bachelier avec une expérience en gestion administrative. 
• Une expérience en lien avec la fonction constituera un atout important !

Connaissances particulières :

• Connaissance générale du cadre légal régissant l’enseignement supérieur en Communauté française (et plus particulièrement du décret « paysage » du 7 novembre 2013) ;
• Maîtrise des logiciels informatiques courants (traitement de texte, tableurs, suite office, visio conférence, outils collaboratifs numériques) ;
• Excellente maîtrise de la langue française ;
• Compétence en matière de rédaction, de lecture et de correction de textes ;
• Bonne connaissance de la langue anglaise (écrit, parlé, lu). Niveau B1 souhaité

Compétences et qualités exigées :

• Autonomie, prise d’initiative et assertivité ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps (proactivité) ;
• Grande rigueur dans le respect des procédures et des délais ;
• Faculté d’adaptation (à des tâches diverses – en particulier aux outils informatiques institutionnels – et à des interlocuteurs variés) ;
• Disponibilité à se former aux outils spécifiques (outils informatiques institutionnels) ;
• Sens de la communication (s’exprimer de façon claire et concise, excellentes capacités rédactionnelles) ;
• Esprit d’analyse et de synthèse, pensée logique et critique ;
• Gestion du stress ;
• Discrétion et diplomatie ;
• Disponibilité.

Notre offre

• Un contrat à durée déterminée d’un an, renouvelable, à temps plein (38h/semaine) au grade de premier agent spécialisé (si diplôme de bachelier). 
• Une rémunération mensuelle brute minimum de 2.783,62 € avec possibilité de valorisation de l’expérience. 
• Le remboursement de votre abonnement de transport en commun ainsi qu’une indemnité vélo. 
• 27 jours minimum de congé par an à adapter selon votre contrat.  
• Du télétravail possible (max. 2 jours par semaine en fonction des impératifs organisationnels et en accord avec le chef de service).
• Des possibilités de formation et des perspectives d’évolution. 
• L’affiliation à une assurance-groupe.  
• Votre bien-être au centre de nos préoccupations (crèche, activités sportives et culturelles, etc.).