Un.e Responsable au sein du service Inscriptions (F/H/X)

Vos responsabilités

Pilotage et management du service

• Organiser et superviser les campagnes d’admissions et d’inscriptions.
• Encadrer, animer et motiver une équipe administrative dans une dynamique participative.
• Planifier les activités, répartir les tâches et gérer les priorités en période de forte activité.
• Développer les compétences de l’équipe (formation, coaching, feedback).
• Assurer une communication interne fluide, transparente et orientée solutions.

Gestion des inscriptions et des dossiers étudiants

• Superviser la gestion et la conformité des dossiers d’inscription.
• Garantir la qualité et la cohérence des données encodées dans les systèmes informatiques.
• Assurer le suivi des flux financiers liés aux inscriptions.
• Veiller à la délivrance des documents administratifs aux étudiants.
• Optimiser le parcours administratif de l’étudiant.

Veille réglementaire et conformité

• Appliquer et faire respecter la réglementation en vigueur.
• Assurer la conformité des procédures, notamment en matière de protection des données.
• Effectuer une veille active sur les évolutions légales.
• +évolution des outils

Coordination et collaboration

• Collaborer avec les facultés, services internes et partenaires externes.
• Participer à des groupes de travail et projets institutionnels et interuniversitaires
• Contribuer à l’amélioration des outils informatiques en lien avec les équipes informatiques.

Reporting et amélioration continue

• Analyser les données liées aux inscriptions et produire des rapports.
• Anticiper les besoins et ajuster les ressources du service.
• Proposer des optimisations (digitalisation, simplification des procédures).
• Contribuer aux démarches qualité institutionnelles (ex. certification ISO 9001).

Votre profil

• Vous êtes titulaire d’un diplôme universitaire ou exercez une fonction de niveau 1 / de niveau équivalent au sein de l’Université.
• Vous disposez d’une expérience en gestion administrative et/ou en management d’équipe.
• Vous faites preuve de leadership collaboratif et savez mobiliser une équipe.
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer les priorités.
• Vous maîtrisez ou êtes capable de vous approprier rapidement la réglementation liée à l’enseignement supérieur.
• Vous possédez un excellent sens de l’analyse et de la synthèse.
• Vous avez de très bonnes compétences rédactionnelles, communicationnelles et relationnelles.
• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et les systèmes d’information.
• Vous avez le sens du service public et de la qualité.
• Vous maîtrisez l’Anglais – niveau B2 requis.
• Une expérience utile en lien avec la fonction constitue un atout.

Notre offre

• Un engagement au sein d’une institution publique reconnue, engagée et tournée vers la durabilité.
• Un contrat à durée indéterminée à temps plein (38h/semaine).
• Une rémunération mensuelle brute minimum de 3 848,29€ (avec possibilité de valorisation de l’expérience acquise, notamment, dans le secteur privé).
• Le remboursement de votre abonnement de transport en commun ainsi qu’une indemnité vélo.
• Des horaires de travail variables (arrivée entre 07h30 et 09h00 et départ entre 16h00 et 18h00).
• Flexibilité encouragée en terme de télétravail.
• 27 jours minimum de congé par an (à adapter selon votre contrat).
• Un environnement de travail technique, varié et stimulant.
• Des possibilités de formation continue, notamment en matière de sécurité et d’habilitations.
• L’affiliation à une assurance-groupe.
• Votre bien-être au centre de nos préoccupations (crèche, activités sportives et culturelles, etc.).